E-postmeddelanden utanför kontoret: Allt du borde (och inte bör) inkludera

I arbetsvärlden finns det få mer välkomna akronymer än “OOO.” Förutom att vara porten till löften till en sorglös existens, sätta en utanför kontoret meddelandet på ditt e-postmeddelande är ett praktiskt sätt att låta kollegor och klienter vet att du kommer att vara svår att nå - om inte nås - för en viss tid. Så även om det inte finns något behov av att tänka igen (du skriver inte en roman här), spelar det ingen roll vad du inkluderar.

Det kanske känner sig lite besvärligt och robotiskt att skriva ett meddelande utanför kontoret, men det är nödvändigt och användbart för alla som kan försöka nå medan du dricker Mai Tais på stranden eller vandrar i Machu Picchu. (Plus att ställa in ett bortmeddelande hjälper dig att koppla ur och koppla av om du har problem med att lämna jobbet på jobbet.) Här är vad du ska säga (och vad man inte ska säga) i ditt autosvar för din semester.

RELATERAD: 9 sätt att spara för den semester du förtjänar

1. Inkludera en hälsning och avstängning.

Naturligtvis beror hur du startar ett OOO-meddelande på din personliga preferens och arbetsmiljö. Även om ett stort "hej" inte är absolut nödvändigt, måste du börja någonstans, och det är trevligt att lägga till en mänsklig touch. Om att hoppa till "Jag är för närvarande ute på kontoret ..." känns för konstigt och fristående för dig, kan du lägga till det med ett enkelt "Hej där" eller "Tack för din e-post."

Detsamma gäller för din signatur. Du är välkommen att sluta med dagen för din återkomst, men om det är vettigt att stänga med något som "Tack!", "Bäst, (ditt namn)" eller "Ha en bra helg (eller sätt in semester här)!", gå för det.

2. Inkludera hur länge du är ute.

Nämn start- och slutdatum: ”Jag ska resa från 3–7 juli och kommer inte att kontrollera e-post. Jag kommer att svara på din anteckning så snart jag kan när jag är tillbaka på kontoret 8. juli. ”(Glöm inte att stänga av din semestersvar när du återvänder!).

3. Inkludera om du ska kontrollera e-post eller inte.

Ett bortmeddelande hjälper inte bara när du går helt bort från nätet. Du kanske reser för arbete eller arbetar på distans, gör kommunikation sporadisk och WiFi-anslutning iffy. Om du inte kommer att kontrollera eller svara på e-postmeddelanden, säg det (se exemplet ovan). Annars är det bra att ställa in ett meddelande som varnar människor du inte kommer att vara lika pålitliga att nå på grund av resor eller skyldigheter på plats. Det handlar om att ställa förväntningar på dem som försöker nå dig. Till exempel: ”Tack för din anmärkning! Jag ska resa till en fotografering fram till 3 juli och kommer att kontrollera e-post med jämna mellanrum / har begränsad tillgång till e-post och kan vara långsam att svara. ”

4. Inkludera hur du når dig (om inte alls).

Om du kommer att vara tillgänglig i viss kapacitet kan du beskriva exakt hur du kommer i kontakt. Till exempel: "Jag kommer inte att kontrollera e-post, men om du behöver kontakta mig av någon anledning, vänligen kontakta mig på min cell ..." Eller: "Om det här är tidskänsligt, känn dig fri att skicka e-post till mig igen på (datum du återvänder) så det är högst upp i min inkorg. "Eller:" För brådska förfrågningar, vänligen kontakta (namn på en assistent, kollega, frilansare eller annat tillgängligt på kontoret rapportering)". Innan du inkluderar en annan kollegas kontaktinformation i din OOO, rensa den med dem - även om du är deras överordnade är en heads-up fortfarande en trevlig artighet.

5. Undvik onödiga personliga detaljer.

Om du är ute på mammaledighet eller gifter dig den helgen (!) Är det helt bra att ta med - men det handlar om så mycket som personlig delning måste gå i ett autosvar. Tänk på hur du kan reagera på någons bortmeddelanden där alla för många personliga detaljer nämns. Du vill att personen i den mottagande slutet ska känna till a), om du svarar på e-post eller inte, och b) när de kan förvänta sig att höra tillbaka från dig. Allt annat är förmodligen TMI, så håll det enkelt.

RELATERAD:Det bästa sättet att skriva under e-post om du vill ha ett snabbt svar