Ledsen för förseningen: E-posttikett-tips för ett försenat svar

Varje produkt vi har har valts oberoende och granskats av vår redaktion. Om du gör ett köp med länkarna som ingår kan vi få provision.

Alla som är djupt inne i e-postskuld vet hur stressigt det kan vara att skylda någon (eller många människor) ett svar. De vet också hur svårt det är att möta musiken, äga tröttheten och trycka på "skicka".

Är det värt att erkänna och be om ursäkt för förseningen, eller spela det coolt och agera som att ingenting är fel? Är det värt att svara efter en viss tid? Innan du begår något e-postetikett faux pas, läs den största dosen och gör det inte att svara sent på ett e-postmeddelande, direkt från två etikettexperter (plus några exempelsvar för att komma igång).

1. Inse om du faktiskt är sen med att svara eller inte.

"Bestäm om du verkligen är sen eller bara känner dig skyldig," säger Diane Gottsman, en nationell etikettekspert, författaren till Modern etikett för ett bättre liv ($9; amazon.com) och grundare av The Protocol School of Texas. "Du har ett 24-timmarsfönster, eller en arbetsdag, för att svara på ett e-postmeddelande som inte är nödläge.

2. För det mesta är det värt att be om ursäkt.

Det händer, alla missar tidsfrister eller glömmer att skriva tillbaka - det gör aldrig ont att erkänna det innan de går vidare. ”När detta händer är en ursäkt nödvändig,” säger Jodi R.R. Smith, ordförande för Mannersmith etikettkonsulting och författare till Etikettboken: En komplett guide till moderna sätt ($10; amazon.com). "Beklagar och flytta konversationen framåt."

3. Håll det kort och till punkten.

”Syftet med ett e-postmeddelande är att vara snabb, informativ och kortfattad. Så här ska du hantera tillsynen av att inte svara snabbt (avsiktligt eller inte), säger Gottsman. Inget behov att växa poetiskt, dela TMI eller göra ursäkter.

”Förklaringar kommer ofta bara i vägen,” säger Smith. "Inget behov av att skapa höga berättelser och absolut inget behov av den fula sanningen."

Om du kommer att injicera lite personlighet i det, säger Gottsman att gå med något enkelt: ”Jag är ledsen för att inte komma tillbaka till dig förr. Jag undersökte din begäran och förbisett oavsiktligt att svara tillbaka omedelbart. ”Och lämna det där.

4. Välj dina ord klokt.

Naturligtvis, om du är nära den andra personen, är en mer avslappnad och samtalande ton lämplig. Gottsman säger ett svar som: "Åh, jag är så ledsen att jag tog så lång tid att komma tillbaka till dig. Förlåt mig! ”Är bra för någon du är nära, men kanske inte för ett professionellt e-postutbyte med din chef. Ett husdjur som många chefer har är när en rapport reagerar sent med en slang som "Min dåliga." Det kommer så snyggt eller otillbörligt. Bättre att hålla sig till en professionell beprövad som "ursäkt för förseningen, jag får rätt på det och bli bättre framöver."

5. Lös att bli bättre.

Att ha ett e-postmeddelande med en tidsfrist sitta och sitta i din inkorg är inte kul - och det är också obekvämt för den andra personen. "Gör det en poäng i framtiden att flagga viktiga e-postmeddelanden så att de inte förbises," säger Gottsman. "Att förhala med ett trögt svar gör bara situationen mer obekväm."

Några e-postmeddelanden om sent svar

Om du missade en viktig tidsfrist för arbetet, säger Smith att äga den, säger du tack för deras tålamod:

”Ursäkta förseningen. Vi avslutar projektet nu och kommer att få all den begärda informationen till dig av COB imorgon. Tack för den extra tiden, eftersom vi kunde svara på alla dina frågor och ser fram emot att prata med dig vid mötet nästa vecka. "

Om någon har skickat en vänlig anteckning utan tidsfrist, men det innebär ett artigt svar, föreslår Gottsman:

"Tack för din vänliga e-post angående min senaste kampanj. Jag har flyttat kontor de senaste dagarna och tiden har kommit bort från mig. Jag ser fram emot att komma ikapp med dig i nästa veckas mixer. "

Om du helt missade en RSVP-tidsfrist, Säger Smith, "gör din mea culpa kort och söt och fokusera istället på händelsen."

”Jag är så ledsen att jag saknade ditt RSVP-datum, naturligtvis kommer vi att vara på ditt speciella evenemang. Jag har redan min klänning och min man planerar att bära sina dansskor. ”

Om du har fått dåliga nyheter från en vän eller släkting och skjuter ut, gillar Smith det här mjuka tillvägagångssättet:

”Ditt e-postmeddelande kom helt överraskande och jag ville vänta tills jag hade ett lugnt ögonblick för att verkligen svara. Det här måste vara en mycket svår tid... ”

Den enda gången det är okej att inte svara

"Om e-postmeddelandet är något som du inte har något intresse av (tänk: massansökningar), eller från någon skulle du hellre blockera, slå 'radera' och inte tänka två gånger," säger Gottsman.

RELATERAD: Allt du borde (och borde inte) inkludera i en kontorsmail