11 hemligheter för att leverera dåliga nyheter på jobbet

Ge feedback snabbt men inte direkt.
Vänta inte på en årlig översyn för att uppmana förbättringsområden. Var uppmärksam på frågor snabbt så att detaljerna är fräscha i dina tankar. En dag efter en incident är den söta platsen; att ha lite tid kväver för heta känslor och låter dig förbereda och vara mer tankeväckande med dina ord. "För tillfället kommer båda parter att få en starkare, mindre hjälpsam reaktion," säger Jennifer Porter, chef för partner Boda Group, ett ledarskap och teamutvecklingsföretag. Årliga eller kvartalsvisa granskningar bör täcka mål och fokusera på framtidsblickande feedback - till exempel vad någon behöver göra mer eller mindre för att främja sin karriär ("Om du skulle bli mer skicklig i dataanalys kan jag se dig hoppa till nästa nivå").

Kom ihåg din avsikt.

Tänk på varför du vill dela feedback i första hand. "Du gör detta för att du vill hjälpa personen att lyckas", säger Porter. För närvarande kan det kännas mindre välvilligt än så - du kanske tror att du bara behöver begränsa dåliga vanor eller fixa slarvigt arbete - men alla typer av feedback hjälper ditt team att lära sig och växa. Du vill också tjäna deras förtroende. "Om du inte levererar feedbacken kommer någon annan och kanske inte göra ett så bra jobb som du skulle ha gjort," säger Freyan Billimoria, chef för folkverksamheten på Skillshare, en online-lärande gemenskap. Under konversationen uttrycker du din avsikt. Säg: "Jag säger det här för att jag bryr mig om dig och jag vill att du ska vara så effektiv som möjligt."

Tänk på innehållet, inte leveransen.
Många chefer oroar sig för hur de kommer att mjukna upp i stället för vad de kommer att säga, säger Porter. "Det är som att förbereda dig för att hålla ett anförande och fokusera på vad du kommer att bära snarare än innehållet i din presentation," konstaterar hon. Fråga dig själv: "Vad är mitt kärnmeddelande? Vad hoppas jag att den här personen tar bort konversationen? Vad vill jag hända härnäst? ”Skriv ner vad du säger och öva i duschen eller på en betrodd kollega. Noll in på beteendet eller handlingen, snarare än att diskutera känslor, och ge konkreta exempel "Jag märkte att du avbröt människor sex gånger i det mötet" (kontra "Du är oförskämd mot medarbetare”).

RELATERAD: Så här får du ett flexibelt schema på jobbet

Börja med en fråga.
Diskussionen bör vara en dialog, inte en monolog. Säg, "Jag skulle gärna ha ett samtal med dig för att dela lite feedback. Är det OK? ”Det är mänsklig natur att säga ja, men genom att be om tillåtelse kan du stärka förhållandet, säger Porter. En annan taktik: Låt den andra personen leda konversationen. Säg, "Jag skulle gärna prata med dig om x. Vad tycker du gick bra? Vad tror du inte? ”Ge din anställd tid att svara. "I många fall vet de redan var de kommer till kort", säger Fran Hauser, författare till Myten om den trevliga flickan ($16; amazon.com). "När du ramar in konversationen som ett samarbete istället för en kritik är tonen mer stödjande."

Använd färre ord.
Var så specifik som möjligt. Vaga eller klichéfraser ("Du måste arbeta med din verkliga närvaro") eller sockerbelagd feedback är förvirrande för lyssnaren, vilket ökar sannolikheten för att de helt kommer att missa din poäng. "Om du använder 100 ord för att säga att någon missade en tidsfrist, förklarar du över," säger Porter. Och när du har laddat på fyllnadsord och mjukgörare ("Jag vet att du är överarbetad") börjar feedbacken känna sig personlig och partiskhet kan krypa in, säger Billimoria. I stället, kom till saken och nämn det du observerade. Säg: ”Jag märkte att vi missade tidsfristen för de två senaste rapporterna. Vad hände?"

Vattna inte ner ditt meddelande.
Den vanliga vanan att smörja in negativ feedback mellan två berömskivor kan vara instinktiv, men det är ett av de största misstag som chefer gör, säger Billimoria. Dölja feedback i kasta komplimanger tar kraften ur dina ord. ”Folk ser att det kommer; då avskaffar de det positiva, väntar på det negativa och litar inte på vad du har att säga, säger Porter. Vad du kan göra för att vara snäll men direkt: uttrycka feedback positivt, säger Hauser. Säg: "Mycket går bra, men jag har konstruktiv feedback på vissa saker som behöver förbättras," eller "Jag har några råd som kan hjälpa dig."

RELATERAD: Hantera din inkorg för gott med dessa tips för e-posthantering från ett proffs

Ge sammanhang.
Varför bryr du dig om att någon levererar arbete sent? Eller formaterar inte presentationer perfekt? Svaren kan vara uppenbara för dig, men en anställd måste förstå varför bakom din feedback. Försök att placera specifika anteckningar i den större bilden - till exempel "När vår avdelning är sen med arbetet påverkar det också andra team" eller "När din ekonomi ser fel inriktad, det kan ge människor en brist på förtroende för ditt antal. ”Att förklara varför din feedback är viktig, säger Hauser, kan göra det lättare att leverera och höra.

Var empatisk.
Det är svårt att få kritiska kommentarer. ”Det spelar ingen roll hur skicklig du är på att leverera feedback. Det sticker fortfarande, säger Porter. Var inte alltför hård, lyssna på den andra personens perspektiv och håll dig lugn. Undvik också ordet "du" om du kan. "Subtila ordval kan få konversationen att känns som en dialog snarare än en attack," säger Hauser. Till exempel, istället för att säga: "Det här är vad jag tror att du kunde ha gjort annorlunda," säger, "Det här är vad jag tror kunde ha gjort annorlunda."

Gör det ansikte mot ansikte.
Att leverera tuffa nyheter via e-post eller telefon är frestande, men att träffa personligen (eller via Skype eller FaceTime) är mer effektivt, säger Hauser. Det låter dig läsa varandras icke verbala ledtrådar och känslomässiga avsikter. "Att vara ansikte mot ansikte är det enda sättet att säkerställa att den andra personen kan känna din medkänsla," säger Hauser. Om du inte kan se din anställd blir det svårare att urskilja om de är upprörda över eller ens uppmärksamma vad du säger. "Sätt dig rakt och upprätthålla ögonkontakt, oavsett hur svårt det kan vara", säger Hauser.

Ha en uppföljningsplan.
Stäng konversationen med en diskussion om nästa steg. Fråga hur du kan vara till hjälp och bestäm tillsammans när du ska prata igen (dagar, veckor eller månader senare, beroende på frågan). Kolla sedan in efter en dag eller två för att se hur den andra personen mår. Det är naturligt för feedbackmottagaren att gå lite skadad från konversationen, även om den var produktiv, säger Porter. "Du måste ge människor tid att bearbeta", säger Billimoria. "Nyckeln till starka relationer är att gå tillbaka." När du gör det tjänar du förtroende, vilket kommer att underlätta delning av feedback nästa gång.

Kom också ihåg att ge gott om beröm.
Gör att leverera positiv feedback till en del av din rutin - inte bara pressa den till obehagliga konversationer. Poängen är inte bara att placera människor eller ge alla en trofé; positiv feedback är ett professionellt utvecklingsverktyg. Först och främst är det konstruktivt - det är användbart för människor att veta vad de gör bra så att de kan fortsätta göra det. För det andra hjälper det att skapa en kultur som är mer öppen för och tolerant för feedback, säger Porter. Var också specifik här. Säg, "Jag gillar verkligen hur du hanterade den utmaningen", eller "Jag uppskattar att du pratade med andra avdelningar för att få deras inköp." Och säger det ofta. "För varje kritik bör du ge minst fem beröm," säger Hauser. "Detta får människor till en plats där de begär feedback."