Arbeta mindre, lev mer och bli mer effektiv

Tänker du på tiden som en fiende? Känner du att dygnet inte har tillräckligt med timmar för att komma igenom dina att göra-listor? Jobbar du hela tiden, men ligger fortfarande efter med allt? Känner du att det finns ett gap mellan din input och din produktion när det gäller resultat och framgångar?

Jag läste nyligen en bok om 80/20-principen, och jag ville dela några insikter från den med dig. De är relevanta för oss som kämpar med tidsplanering, produktivitet-relaterade frågor och balans mellan arbete och privatliv. I 80/20-principen: uppnå mer med mindreRichard Koch – en brittisk konsult, författare och investerare – erbjuder ett unikt perspektiv på frågan om tid förvaltning. Hans tillvägagångssätt är inte precis en hyllning till lättja, inte heller av tur, acceptans eller att släppa taget. Snarare föreslår Koch intelligent, hyperfokuserad och minskad ansträngning. Han föreslår att vi borde arbeta betydligt smartare och betydligt mindre.

Du kommer förmodligen att vara bekant med 80/20-principen. Den är också känd som Pareto-lagen och som principen om minsta ansträngning. Där står det att en förvånansvärt liten andel av insatser och insatser (20 %) leder till 80 % av våra resultat. Det är med andra ord en extremt skev fördelning av insatser och resultat. Underförstått antyder principen också att den stora majoriteten av våra ansträngningar, tid och resurser är helt bortkastade. Vi tenderar naturligtvis att anta att de flesta av våra ansträngningar resulterar i de flesta av våra resultat. Men den tron ​​är en felaktighet.

Kochs löfte är att om vi kan förstå och utnyttja denna princip kan vi generera betydande förbättringar i produktivitet och framgång – samtidigt som arbetar också mindre: "Om du känner till de 20 procent av orsakerna som ger 80 procent av resultaten, kommer du att arbeta mycket mindre, njuta av livet mer och tjäna mycket mer pengar."

80/20-principen bygger på den italienske ekonomen Vilfredo Paretos (1848–1923) forskning. Pareto tittade på mönster av välstånd och inkomstfördelning i 1800-talets England. Föga överraskande fann han att de var extremt obalanserade – det vill säga att 80% av rikedomen var i ägo av 20% av befolkningen. Men Pareto fann inte bara att rikedomen var obalanserad, utan förutsägbart obalanserad.

80/20-principen gäller för företag och för ekonomier i stort. Till exempel, om ett företag vet att 80 % av dess inkomst är resultatet av 20 % av dess produkter, eller 20 % av dess kunder, eller 20 % av specifika aktiviteter, skulle det vara klok att fokusera mest resurser och energi på dessa 20 % som betyder mest. Faktum är att ordet "entreprenörskap" antyder just det: Termen myntades av den franske ekonomen Jean-Baptiste Say omkring 1800. Say definierade entreprenören som någon som "skiftar ekonomiska resurser från ett område med lägre produktivitet till ett område med högre produktivitet och avkastning."

Att tillämpa principen på ditt personliga liv

80/20-principen är också tillämplig i våra privata liv – den kan vara användbar med hänsyn till våra arbetsvanor, tidshantering, relationer och övergripande blomstring. Översatt till det psykologiska området kan vi också finna att ungefär 20 % av våra aktiviteter resulterar i 80 % av våra lycka. Det kan vara tid tillbringade med nära vänner eller familj, eller tid tillbringad i naturen, eller göra specifika aktiviteter. Även i vårt privata liv kan vi leta efter de små insatserna som ger stora resultat. Vi kan dra nytta av att vara mycket mer selektiva när det gäller hur vi spenderar vår tid och vem vi spenderar den med.

Jag är vanligtvis inte ett fan av datormetaforer eller ekonomiskt språk och principer översatta till psykologins område. När allt kommer omkring är vi inte företag och inte heller maskiner. Att tänka på jaget som en entreprenöriell enhet är inte heller till hjälp. Och produktivitet och effektivitet som värden i sig är inte den heliga gralen – trots vad tidshanteringsindustrin försöker berätta för oss. Jag föredrar att sträva efter kreativitet snarare än produktivitet, som har industriella konnotationer. Vårt mål bör inte blint vara att optimera oss själva och att maximera vår produktion och effektivitet alla kostnader, utan snarare att vara kräsna om vad som verkligen betyder något för oss och att fokusera vår energi på den där. Även om vi förbättrar vår effektivitet är det som verkligen betyder något fortfarande hur vi använder vår effektivitet.

Men om vi ser bortom metaforerna för input/output och optimering kan vi se att det Koch pratar om är hur vi ska spendera vår tid och energi klokare. Och Koch är verkligen radikal när det kommer till tid. De flesta av oss har ont om tid, som om dagen inte har tillräckligt med timmar. Vi känner att det alltid finns för mycket på våra att göra-listor och helt enkelt inte tillräckligt med tid på dagen för att ta sig igenom dem. Koch hävdar raka motsatsen: vi är översköljda av tid och slösaktiga i dess missbruk. Vi har mer än tillräckligt med tid. Vårt sanna problem är helt enkelt att vi inte använder det bra.

Vi bör, föreslår han, radikalt eliminera all lågvärdig verksamhet. Om vi ​​kan identifiera de 20 % av våra aktiviteter som är viktiga – oavsett sfär – kan vi fokusera på just det och släppa de 80 % av improduktiva aktiviteter. Som en konsekvens kommer vi plötsligt att ha mycket mer fritid och tanketid tillgänglig för oss: ”Om vi ​​fördubblar vår tid på våra topp 20 procent av aktiviteterna, kan vi arbeta en tvådagarsvecka och uppnå 60 procent mer än nu."

En annan bonus med ett sådant tillvägagångssätt är att när vi agerar mindre tänker vi mer. Och vi tänker bättre. De mest värdefulla kreativa idéerna kommer till oss när vi inte är hyper-upptagna eller stressad, men i en lugnare, mer kontemplativ och mottaglig sinnesstämning.

Men här är också problemet med Kochs teori: De flesta av oss är det inte vår tids helt autonoma mästare. Vi kan ha barn, partners och anhöriga, och bolån som vi måste betala; vi kan arbeta för andra personer eller institutioner som dikterar våra att göra-listor och tvinga oss att spendera vår tid på improduktiva sätt. Vi kan också arbeta i team och vara ständigt beroende av andras input.

Så ett mer realistiskt sätt att se på 80/20-principen skulle vara att försöka tillämpa den inom vår kontrollkrets. Det innebär att vara mycket kräsna på vad vi kan och vad vi inte kan kontrollera, och sedan fokusera vår energi på det förra. Vi kan då tillämpa principen på de aktiviteter och friheter som tydligt ligger inom vår kontrollkrets.

Om vi ​​tittar närmare på de arbetsvanor och uppgiftsfokus som vi kan kontrollera, kanske vi vill fråga oss följande:

• Hur spenderar jag min tid på en vanlig arbetsdag?

Rita ett cirkeldiagram och ge varje aktivitet procentenheter för att visualisera insikterna från denna övning. Du kan till exempel spendera 20 % av din tid på att skicka e-postmeddelanden, 30 % på möten och samtal, 10 % på att skriva förslag, 20 % på att undersöka nya affärer och 20 % på att surfa på webben. Eller så kanske du spenderar 50 % av dina dagar på att resa och 30 % på kundmöten och 20 % med admin. Eller så kanske du spenderar 20 % av din dag med att skriva, 20 % coachning, 40 % går vilse i tankar och online, och 20 % känner sig skyldiga över detta faktum och undersöker sätt att inte göra det – som jag. 😊

Fråga dig själv sedan:

• Vilken av mina arbetsaktiviteter betyder mest? Vilka är de 20 % som faktiskt leder till mina framgångar – hur vi än kan definiera dem?
• Hur kan jag lägga mer tid på de aktiviteter som verkligen betyder något?
• Och vilka av de icke-generativa aktiviteterna kan jag minimera? Vilka aktiviteter kan jag säga nej till i framtiden?

Detta är naturligtvis lättare sagt än gjort. Det är ändå en mycket hjälpsam mental övning. På den mest grundläggande nivån kan en 80/20-analys av de arbetsvanor vi kan kontrollera ge oss en kompass – en tydlig prioritering och kunskap om vad som är och inte är viktigt. Dessutom kan det vara oerhört befriande att säga nej till meningslös upptagenhet. Det kan frigöra oss för att hitta mer kreativa sätt att göra saker och att spendera vår tid.

En sista men avgörande punkt: Den tid vi sparar genom att tillämpa 80/20-principen på våra arbetsuppgifter ska INTE återinvesteras i arbetet. Poängen med denna övning är just att arbeta mindre men smartare. Poängen är att frigöra oss själva för att ta pauser, slappna av, tänka, bara vara, få kontakt med andra och göra mer närande, energigivande, själslugnande saker – allt det som får oss att känna oss levande och kopplade till vårt djupare syfte.