Din e-post rutter är utom kontroll, eftersom du gör dessa 7 misstag

Så snart du går in i ditt hem, bunt med brev i handen, snabbt bläddra igenom och kassera allt uppenbart skräp. "Om du inte gör det så ser din e-posthög mer överväldigande," säger Joni Weiss, certifierad professionell arrangör och medägare till Praktiskt taget perfekt. Gör det extra lätt för dig själv genom att ställa en sopor i närheten där du behåller posten, så att du kan kasta oönskade reklamblad, cirkulärer och kataloger utan en ny tanke.

Ett av de enklaste sätten att kontrollera e-röran är att utse ett specifikt område för det, istället för att ha en del e-post ströd över köksbänken och resten staplas upp i höljet. ”Varje hushåll bör ha en landningsplats för posten,” säger Kitt Fife, certifierad professionell arrangör och medägare till Praktiskt taget perfekt. För många människor är detta en entrébord eller köksbänk, men alla områden med hög trafik är rättvist spel. "Det ska se attraktivt ut och passa in visuellt med det utrymme du använder," lägger Dulap till.

Även om din e-post är dold i en chic bin kommer den att komma ur kontroll snabbt utan ett system. Delap rekommenderar att du tar några minuter varje dag för att sortera e-post i kategorier som finns i mindre arrangörer, som en skrivbordssorterare, magasinhållare eller hängande mappar. "Det är överväldigande att stirra på en hel låda eller en korg i stället för en magasinfil är värd," säger hon. "E-posten byggs upp snabbare på ett bra sätt - du blir ansvarig för att hantera den oftare." Hon föreslår att du behåller vad som helst där kräver åtgärder på din e-postplats (tänk: en inbjudan som kräver en RSVP, förfallna räkningar eller kuponger med en kommande utgång datum). Pappersarbete som inte kräver åtgärder kan placeras i en separat kategori - eller kategorier - som ska behandlas vid ett senare tillfälle, oavsett om det arkiveras, skannas eller strimlas.

Din övervåning hemmakontor kan vara en fantastisk tillflyktsort när du vill arbeta i fred, men om du inte går förbi varje dag på väg från brevlådan, är det inte det bästa stället för e-post. "Om du måste göra ett extra steg kommer du inte att följa upp", säger Fife. "Det måste vara en del av den rutin du redan har etablerat. Tänk på var du tappar dina nycklar eller solglasögon. Det är där du vill att ditt system ska konfigureras. Gör det så enkelt för dig själv som möjligt. ”Hon föreslår också att man överväger ett bärbart system, som en bricka, magasin filer, eller a rullande vagn Du kan enkelt flytta från din utsedda postplats till var du än betalar räkningar eller arkivera pappersarbete.

Litet utrymme bo, gläd dig: bänkskivor och bordsskivor är inte de enda platserna för din e-postplats, du kan också hänga lagringsutrymmen. Ett öppet område på väggen kan vara lika användbart, särskilt om du arbetar med begränsad ytarea. “Montera söt clipboards eller a hängande brev arrangör, ”Föreslår Delap.

E-post bör inte stanna kvar på den plats som du har angett för det permanent - du måste antingen återvinna det eller arkivera det, så att organisatören du väljer inte blir omöjlig att hantera. Delap föreslår att du har en tid där du regelbundet går igenom alla dina mail, kanske i slutet av varje vecka. "Se till att du arbetar med det när du har mycket energi eftersom det finns många beslut att fatta", tillägger hon. "För de flesta är det att ta itu med pappersrocket den lägsta delen av deras vecka, så ta på musik eller ta en kaffe medan du arbetar."

Det finns vissa e-postmeddelanden som du inte nödvändigtvis behöver behålla men du kan inte bara kasta i papperskorgen, till exempel formulär med kontonummer eller känslig medicinsk information. Istället för att låta den här posten flyta i papper på obestämd tid, utforma en plan för att hantera den. Att investera i en pappersförstörare är ett alternativ. "Mina barn hjälper mig att strimla," säger Weiss. "De lägger i ett papper åt gången, och det håller dem upptagna."
Om DIY-tillvägagångssättet inte är din sak, kan du överväga att använda en tjänst som gör slipning åt dig. "Jag har inte tålamodet att makulera enskilda dokument," säger Fife. "Jag har ett utrymme på mitt kontor där jag samlar in allt som har personlig information. Jag kommer att göra en gång med en skarp, sedan lägger jag den i en stor påse, och varannan månad tar jag den till en fragmenteringstjänst. "En annan lösning: Använd en stämpel för identitetsstöldskydd för att utplåna personlig information så att du kan kassera e-post omedelbart.