Hur man använder snabbmeddelanden på jobbet effektivt
DM: er är inte bara för att prata med din hustru - det borde hjälpa dig att vara produktiv också.
Abbey Lossing
Använder ditt kontor en snabbmeddelandeplattform som Slack eller Google Hangouts? Du kanske för närvarande bara använder den för att chatta med din kollega BFF eller snabbt pinga din chef för att säga att du kör sent. Men om du inte utnyttjar IM för att effektivisera arbetskommunikation och främja ett effektivt samarbete mellan ditt team och andra team, bör du göra det. Här är rätt sätt - och rätt tid - att använda snabbmeddelanden på jobbet.
IM eller e-post?
Det e-meningsmeddelandet, svar på två ord eller snabbt hej fungerar bra i ett meddelandesystem som Slack. Det är också perfekt för pågående samtal som kräver mycket fram och tillbaka - de som inte nödvändigtvis förtjänar en utsedd, personligt möte eller telefonsamtal, men är bättre kvar på snabbmeddelanden för att skona allas e-postinkorgar. Medan e-post förblir nödvändigt för extern kommunikation, kan en meddelandeplattform allvarligt sänka din interna e-postvolym.
RELATERAD:Hantera din inkorg för gott med dessa tips för e-posthantering från ett proffs
Bli organiserad.
Den verkliga styrkan hos en meddelandeplattform är förmågan att katalogisera och organisera information, säger Anna Pickard, chef för varumärkekommunikation på Slack. "Till skillnad från e-post, som automatiskt kan raderas över tid eller inaktiveras när någon lämnar företaget, filerna och informationen delas i Slack är alltid tillgängliga, "säger hon," vilket ger nya anställda fördelen med gruppens kunskap. "Organisationen är av största vikt. Skapa kanaler efter ämne eller projekt och bjud in relevanta personer till konversationen. Behöver du chatta en-mot-en? Använd direktmeddelandefunktionen så att diskussioner i kanaler förblir fokuserade på ämnet.
Fatta dig kort.
Pickard rekommenderar att hålla meddelanden smältbara med hjälp av bullet-poäng och till och med emoji. Om något behöver diskuteras eller förklaras ytterligare börjar du en separat tråd; i Slack, klicka bara på chattbubblan under ett svar. Tänk på den här tråden som en sidofält: Den är hyperspecifik och låter dig utarbeta ett ämne utan att lera om den större konversationen.
RELATERAD: 6 saker som alla effektiva e-postmeddelanden har gemensamt
Av Caylin Harris
Av Maggie Seaver