Hur man delegerar effektivt

Bestäm vad du ska delegera

Noll i uppgifter som hjälper din karriär. Ta först 15 minuter att skriva en uttömmande uppgiftslista. "Detta gör att du kan rensa ditt sinne och flytta ditt fokus till handling," säger Tiffany Dufu, författare till Släpp bollen: Att uppnå mer genom att göra mindre. Utvärdera varje uppgift mot den större bilden: Vilket verkligen kommer att driva framgången för ett projekt eller hjälpa dig att säkra en kampanj? "Växla dina synpunkter från" Vad måste hända idag? "Till" Vad försöker jag uppnå? ", Berättar Dufu.

Planera din tid. Det finns bara 24 timmar om dagen - och du behöver sova. Att se din fullständiga uppgiftslista får dig att tänka, "När ska jag faktiskt göra allt detta?" Säger Mary Jane Nirdlinger, biträdande stadschef i Chapel Hill, North Carolina. Svara på den frågan genom att använda din kalender för att planera och schemalägga dina uppgifter - ta reda på i tid för att förbereda hjärnan, äta och kontrollera e-post - precis som du skulle göra ett möte, säger hon. Pad de tidsblocken också. "Vi tenderar att underskatta hur lång tid det tar att få saker gjort," säger Dufu. Du kommer snabbt att inse att du bara kan passa in så mycket. "Och om något fortfarande är en prioritering måste du hitta någon annan som gör det," säger Nirdlinger.

Prioritera uppgifter som bara du kan göra. Det här är inte saker du nödvändigtvis kan göra bättre; det är saker som bara du har färdigheter, nätverk eller politiska kunniga att hantera, säger Dufu. "Du kanske är den enda som kan hålla talet, men du kan be om hjälp med att förbereda presentationsbilderna," säger hon. Håll vad som krävs för din distinkta synvinkel. ”Jag skulle aldrig delegera något som kräver äkta äkthet, som min röst i min skrift eller kontroll över min meny, säger Vivian Howard, kock i Kinston, North Carolina, och författaren till kokbok Deep Run Roots. Undvik att delegera uppgifter du verkligen tycker om att göra, dock triviala. "De bidrar till din totala jobblycka," säger Nirdlinger. Kanske älskar du att boka dina egna affärsreseflygningar (och är väldigt picky när det gäller layovers).

Tilldela effektivt

Upptäck allas superkraft. Ta dig tid att lära känna dina lagkamrater och deras unika färdigheter. "Varje sjuksköterska har ett enastående fantastiskt drag, oavsett om det avmystrar medicinsk jargong för patienter eller är den bästa bloddragningen", säger den tidigare psykiatriska sjuksköterskan Elizabeth Scala, författare till Stoppa sjuksköterskautbränningen. När du hittat din PowerPoint-guru eller call call-pro är det lättare att anförtro personen signaturuppgiften.

Fastställa tillväxtmöjligheter. Ge alla chansen att lysa. ”Delegationen handlar inte bara om dig. Det handlar om att ge människor möjlighet att växa och prova något nytt, säger Nirdlinger. "Om du inte kan sluta vara upptagen tillräckligt länge för att delegera, håller du tillbaka ditt team." Fråga dig själv, "Vem kan verkligen dra nytta av den här upplevelsen eller den här utmaningen?" Säger Laura Vanderkam, författare till Jag vet hur hon gör det. Om det finns någon som lär sig av exponering för en ny avdelning, skicka henne till ett möte på din plats.

Be om volontärer. "Ibland är vi så förknippade med vår verksamhet att vi inte går tillbaka och ser vem som är med för att hjälpa," säger Nirdlinger. Hon rekommenderar att du säger till ditt team: ”Jag känner mig överväldigad. Är det något du märker att jag gör som du tror att du kan hjälpa till med? ”Folk gillar att vara till hjälp, säger Nirdlinger:” Det får dem att känna sig värderade. ”Som volontärkoordinator för Habitat for Humanity i Knoxville, Tennessee, Trinity Edgar begär feedback och frågar frivilliga vilken uppgift de vill ta på. "Vi vill se till att de är bekväma medan vi pressar dem för att utöka deras komfortnivå," säger hon.

Delegera i alla riktningar, inklusive upp. Ibland är en kamrater den bästa personen för jobbet. ibland kan en uppgift som tar dig timmar utföras av en chef med ett samtal. Låt personen veta att hennes expertis eller engagemang kommer att leda till ett företagsvinster. "Tänk på ditt språk", säger Lindsey Pollak, författare till Bli Boss. Använd ordet "stöd", "hjälp" eller "vägledning" istället för "delegera." Till en kamrat föreslår Dufu att säga, "Jag kan verkligen använda ditt stöd för att lösa detta problem. Kan du delta i dessa tre möten på min plats och ge din intressanta insikt? ”Till en chef säger du:" Du tar på de här två sakerna kommer att ta bort några enorma hinder för projektet. ”Du flyttar inte till din dos tallrik; du uttrycker vad som måste göras för att träffa detta uppdrag ur bollparken.

Kommunicera uppgiften

Lägg upp tydliga förväntningar. Tydlighet är avgörande när du delegerar någon uppgift. "Förklara exakt vad du behöver och håller med om produktionen," säger Stacy Brown-Philpot, VD för TaskRabbit. Var specifik (menar ”ASAP” i morgon eller klockan 17 idag?) Och antar inte att någon kommer att utföra uppgiften som du naturligt skulle göra. "Olika generationer använder olika verktyg," säger Pollak. Om du vill att någon ska skriva en tackanvisning snarare än att skicka ett e-postmeddelande, säg precis det.

Visa, inte berätta. Visa hur framgång ser ut. "Att lyssna på ett säljsamtal och höra exakt vad du säger och hur du svarar är vanligtvis bättre utbildning än något manus," säger Pollak. Eller ge din kollega fem exempel på hur excellens ser ut och exempel på vad du inte ska göra. Efter att denna person har skuggat dig under en tid, säger Scala, kom fram och fråg: "Känner du dig bekväm nu att göra det själv?"

Annonsera uppsidan till varje uppgift. Låt oss vara ärliga: Få människor är glada över idén att boka ett konferensrum eller organisera ett leveransrum. Även om din begäran inte är sexig, uttryck den med entusiasm. ”Människor är hungriga att lära sig och ivriga att hjälpa när frågan ställs som en möjlighet,” säger Dufu. Om du till exempel behöver någon att notera i ett verkställande möte, säg: ”Det här mötet är en chans för dig att få ett fönster in i företagets politik. Jag skulle gärna vilja att du deltar och noterar. ”Howard lägger till en påminnelse:” Att vara delegator är inte att vara en diktator. Var trevlig om det. ”

Bedöm om det fungerar

Bestäm hur du ska checka in. När du har överfört ägandet bestämmer du hur du får uppdateringar. "Ställ in något som fungerar med båda dina personligheter," säger Nirdlinger. Skapa en tidslinje och var specifik om vad du förväntar dig vid varje kontrollpunkt, säger Brown-Philpot.

Felsöka tillsammans. Om delegationen inte går bra, var uppmärksam på vad som inte fungerar. Ställ en serie ärliga frågor: "Hade du all information du behövde?" "Behöver du utbildning?" "Är det här något du känner dig bekväm att göra? ”Delta i lösningen för att göra konversationen från defensiv till taktisk, säger Nirdlinger.

Spela med. Då och då måste du bara kompromissa. "Ibland kan jag inte formulera min vision på ett sätt som är förståeligt", säger Howard. "Du måste vara öppen för andra människors sätt att göra saker och göra tweaks på vägen." Även om uppgiften inte utfördes perfekt, om det gav dig tid att fokusera på ett annat viktigt projekt eller lämna tillräckligt tidigt för att träffa gymmet eller lägga in barnen, det är en bestämd vinna.