Möte tidsfrister i arbetsgrupper: Implikationer för arbetsplatsen

Uppfyller ditt team sina tidsfrister? Vad hjälper till att föra en grupp för att lyckas?

Är du en del av ett projektteam eller grupp på jobbet eller skolan? Om så är fallet, har du olika stimuleringsstilar bland medlemmarna i din grupp, några är avstängda och gjort tidigt, andra väntar till sista minuten? Delar dina teammedlemmar en gemensam uppfattning om uppgiften och tidsfristen? Ger du någon gång påminnelser om projektets framsteg i förhållande till tid? En ny studie undersökte alla dessa faktorer i en studie av hur arbetsgrupper uppfyllde tidsfristerna.

Det finns väldigt lite forskning publicerad om uppskjutande, eller i rätt tid fullbordad uppgift, i grupper, men ändå är många människor intresserade av effekterna av att ha en procrastinator i en grupp. I en ny studie publicerad av Josette Gevers, Christel Rutte och Wendelien van Eerde (Eindhoven University of Technology, Nederländerna) behandlas frågan om olika stilar av tidsmässigt uppdrag. Även om de inte talar specifikt till förhalning, avslöjar deras åtgärder och data verkligen en mycket om vad som händer med grupper som inkluderar individer som föredrar att arbeta till sist minut.

I stort sett definierades begreppet "procrastinator" av en viss stimulansstil. Av de fem stimuleringsstilar som användes i sin studie talar den som beskrivs som "Jag gör det mesta av arbetet på relativt kort tid före tidsfristen" säkert till frågan om förhalning. Naturligtvis behandlas inte alla aspekter av definitionen av förhalning här. Till exempel finns det ingen känsla av onödiga förseningar eller som nödvändigtvis kommer att undergräva prestanda, men de flesta av oss kanske karakteriserar denna sista minuten-ansträngning före tidsfristen som en fördröjare i den grupp. Detta i motsats till en stimuleringsstil som beskrivs som "Jag börjar genast och slutar arbetet långt före deadline. "Visst känner vi alla människor som karakteriserar dessa stimuleringsstilar och de olika typerna däremellan ytterligheter. Vi arbetar med dem dagligen, och var och en av oss passar någonstans längs denna kontinuum för ett visst projekt (och vår position kan förändras på detta kontinuum i hela vår karriär eller beroende på projektet).

Det viktigaste är att lagarbete involverar att förena människor med olika förståelser för de temporära aspekterna av uppgifterna (till exempel förståelse av vikten av att uppfylla tidsfristen, uppgifterna och / eller underuppgiftens slutförande tider och lämplig tidpunkt och pacering av uppgiften aktiviteter) och detta kan skapa problem i slutförandet av uppgiften. Gevers och hennes kollegor hänvisar till förståelsen av de temporära aspekterna av uppgiften som "delade temporära kognitioner", och de hävdar att det finns två antecedent för denna delade förståelse: 1) likhet mellan stimuleringsstilar eller preferenser, och 2) användningen av temporär påminnelser.

Pacing Style
Pacingstil representerar en persons preferens för tidsfördelning vid utförande av uppgifter i förhållande till en tidsfrist. Som jag nämnde ovan kan detta betraktas på ett kontinuum från en tidig actionstimuleringsstil ("börja tidigt och få det gjordes ") till en stil som vi kanske betecknar som procrastinator (" arbeta under trycket närmare deadline").

Tillfälliga påminnelser
Tillfälliga påminnelser är taktik som används för att övervaka gruppens prestanda i förhållande till framsteg och den kommande tidsfristen. Till exempel kan gruppmedlemmar diskutera tidsrelaterade frågor, påminna varandra om tidsfrister och uppmana gruppmedlemmar att hålla sig till underuppgift som planerat för att säkerställa att de genomförs i rätt tid. Forskning har visat att prata om tid i arbetsgrupper underlättar upprättandet av tidsmässiga normer och denna diskussion kan främja ett fokus på uppgiftsaktivitet.

Sammantaget kan likhet mellan stimulansstil och temporära påminnelser främja delad temporär kognitioner som borde förbättra funktionen i gruppen och i rätt tid slutföra gruppen uppgifter. Det är exakt vad Gevers och hennes kollegor antog i sin studie.

Deras forskning
Gevers och kollegor studerade 38 studentgrupper med resulterande användbara data från 31 grupper. De samlade data i längdriktningen under 8 veckor för två uppdrag, inklusive information om individuella gruppmedlemmars stimuleringsstilar, delade temporära kognitioner och användningen av temporala påminnelser. Jag beskrev kontinuums- eller stimuleringsstilarna ovan, så jag ska bara ge dig en kort uppfattning om deras andra mått.

För de delade temporära kognitionerna bad de deltagarna att ange sitt samtycke till artiklar som "I min grupp har vi samma åsikter om mötesfrister" och "I min grupp grupp, är vi överens om hur man fördelar tillgänglig tid. "På samma sätt bad de deltagare om temporära påminnelser att ange sitt samtycke till tre artiklar: 1) I min grupp har vi uppmanat varandra för att avsluta underverken i tid, 2) I min grupp har vi påminde varandra om viktiga temporära milstolpar, och 3) I min grupp har vi uppmanat varandra att hålla sig till överenskommelser.

Slutligen bedömdes uppfyllandet av tidsfristen med en punkt. Deltagarna angav när de slutförde gruppuppgiften på en 3-punkts skala: 1 = för sent, 2 = precis i tidoch 3 = i god tid.

Vad de hittade
Deras mest spännande och viktigaste upptäckt var hur effekterna av delade temporära kognitioner förändrades i förhållande till gruppens pacestil. För dig som är statistiskt orienterad hittade de en interaktionseffekt. Med sina egna ord, det här är vad de hittade,

"... effekten av delade temporära kognitioner på att uppfylla tidsfristen modereras verkligen med medelstimuleringsstil... att dela tidsmässiga kognitioner var fördelaktigt att uppfylla en tidsfrist när gruppmedlemmar i genomsnitt hade en tidig åtgärdstimuleringsstil, medan det var skadligt att uppfylla tidsfristen när gruppmedlemmar i genomsnitt hade en tidsgräns för handlingsstimulering"(sid. 64, betoning tillagd).

De fann också att temporära påminnelser som användes för det första uppdraget ökade delade temporära kognitioner för den andra uppgiften.

Vad detta betyder för oss när vi arbetar i team eller hanterar team
Det är inte en stor överraskning med deras viktigaste upptäckter. "Vi drar slutsatsen att homogena arbetsgrupper bestående av individer som tenderar att använda en tidig åtgärdsstimuleringsstil vid utförandet av uppgifter sannolikt uppfyller tidsfristerna.. . "(s. 67). Med andra ord, team som består av individer som börjar uppgifter tidigt för att avsluta tidigt är bättre.

De lägger dock till denna viktiga anmärkning, "... på lång sikt kan alla grupper förvärva delade temporära erkännanden när de använder temporära påminnelser. "(s. 67).

Detta betyder:

1. Det kan vara fördelaktigt för överväga individuella stimuleringsstilar när du sätter människor i grupper. Att ha till och med en medlem som har en tidig actionstimuleringsstil kan göra en positiv skillnad.

2. Användningen av temporära påminnelser kan hjälpa att främja delade temporära kognitioner i en grupp.

3. När gruppmedlemmarna inte använder spontana påminnelser spontant, chefer kanske vill ingripa att tillhandahålla dessa eller underlätta fokus på den temporära processen.

Slutligen är det viktigt att betona att "alla grupper bör vara medvetna om att dela olämpligt tidsmässiga kognitioner (t.ex. tidsstimuleringstaktstimuleringar) kommer sannolikt att hindra deras förmåga att möta tidsfrister "(sid. 67).

Mina avslutande tankar.. .
Som det är för individen, är "tidsfrister för stimuleringsstilar", annars känd som fördröjarens livsstil, skadligt för snabbt genomförande av uppgifter och kan undergräva gruppinsatser. Med tanke på att Gevers och kollegor citerar tidigare forskning om att 56% av de undersökta cheferna indikerade att tidsfristerna ofta överskrids eller missas, är detta en dyr, slösaktig kostnad för företaget.

Är förhalning eller stimuleringsstilen förknippad med en "gör det i sista minuten" -stilen bara ett problem med alla kvällar och besvär? Inte alls. Det kostar oss alla miljarder dollar i slösad tid och ansträngning. Förhalning är något som påverkar hela teamet, och chefer måste lägga mer tonvikt på förstå varför deras anställda gör det och hjälper dem att undvika onödiga och irrationella dröjsmål.

referenser
Gevers, J.M.P., Rutte, C.G., & van Eerde, W. (2006). Möte tidsfrister i arbetsgrupper: Implicita och uttryckliga mekanismer. Applied Psychology: An International Review, 55, 52-72.