Hur du lagrar och organiserar viktiga dokument hemma
Om det är en digital värld, varför är det fortfarande så mycket papper som staplas upp? Strömlinjeforma ditt arkiveringssystem med dessa expertgodkända tips.
Getty Images
Till och med det rörligaste, mest överfyllda arkivskåpet med personliga dokument kan brottas till inlämning - du behöver bara lite tid, tålamod och en solid papperslagringsstrategi. Oavsett om du är färdig från skolan och vuxna för första gången, eller bo i ett husfullt barn, var och en med sin egen uppsättning viktiga personliga dokument, du behöver en livslångt papperslagringssystem som kan hjälpa dig att sortera allt från försäkringsanspråk till kreditkort uttalanden. Så här gör du att hitta och arkivera viktiga dokument så enkelt som möjligt hemma.
RELATERAD:Hur du byter ut (och lagrar) viktiga dokument
1. Ordna högar
Börja med att sortera dina pappersarbete i kategorier (hushåll, skola, husdjur). Strimla föråldrade eller onödiga dokument som innehåller personlig information, som ditt namn, adress, och särskilt socialförsäkring eller kreditkortsnummer. Mindre känsliga dokument kan bara återvinnas.
2. Sortera med lätthet
Skapa etiketter med stora bildkategorier listade först, följt av smalare beskrivningar ("Medicinsk: Julie" eller "Skatter: 2017"). Använd manila-mappar med alla flikar till höger eller vänster - de är snabbare att bläddra igenom än bland flikar med olika positioner - och alfabetisera.
3. Storlek på lämpligt sätt
Bestäm hur mycket lagringsutrymme du behöver. Om du till exempel underhåller de flesta av dina filer digitalt, använd inte ett stort arkivskåp. Det är ett slöseri med utrymme och du kan bli frestad att fylla den med filer du inte behöver eller föremål som inte hör till ett arkivskåp. Välj istället en skrivbordsfilruta.
4. Tänk på frekvens
Utrymme lagringsplatser (tänk höga hyllor i mindre använda garderober) är perfekta platser att arkivera filer som skattedeklarationer och kontoutdrag. Boka platser med lättillgänglighet för artiklar du behöver mer regelbundet, som skolformer och recept.
5. Skapa en landningsblock
Ställ in en daglig droppzon i ett trafikområde, som köket, för inkommande post och pappersarbete. Att beteckna en enda plats förhindrar att högar samlas i hela huset. En inkorg eller en väggmonterad korg sparar utrymme och gör det uppenbart när föremål är överfyllda och behöver hanteras. Filtrera bort skräppost och påfyllningspapper innan du lägger till något i släppzonen. Adressera objekten som landar här minst två gånger i veckan och arkivera dem eller återvinn dem.
6. Håll det snyggt
Gör ett stort svep av dina filer som regelbundet nås var tredje till sex månad. Arkivera eller strimla dokument som inte längre är relevanta. Skattedeklarationer och dokument som rör hushållsreparationer bör förvaras i minst tre år.
Bonus: Blir papperslös
Att organisera dokument digitalt innebär uppenbarligen färre utrymmeutmaningar, och datorns sökverktyg kan hjälpa dig hitta exakt vad du letar efter. Följ samma riktlinjer för digitala etiketter som för fysiska. Säkerhetskopiera filer på en extern hårddisk, eller använd en molnlagringstjänst, som Google Drive. De Evernote Skannbar app (gratis; iOS) hjälper dig att snabbt konvertera pappersfiler till digitala.
Våra experter
- Anna Bauer,Häftstift hemorganisatör
- Jamie Hord, grundare av Horderly professionell organisering
- Clea Shearer och Joanna Teplin, grundare av Hemredigeringen
- Wendy Silberstein, grundare av Den estetiska organisatören