Papperslagringstips från organisationen Guru Marie Kondo

För att göra detta skrämmande gick vi rakt till guruerna: Marie Kondo och Scott Sonenshein, vars senaste bok, Glädje på jobbet, hjälper dig att städa ditt arbetsutrymme (hemma, på kontoret, på vägen) på riktigt den här gången.

Den allmänna regeln för papper är att kasta allt. Mina kunder ser alltid dumma ut när jag säger detta. Naturligtvis menar jag inte att vi ska eliminera papper helt. Jag försöker bara komma över hur mycket beslut vi behöver för att bara välja de som är absolut nödvändiga och för att kasta resten. Pappersark verkar så smala; vi hänger ofta på dem utan att verkligen tänka. Ju fler papper vi samlar, desto mer tid tar det att hitta vissa dokument och desto svårare är de att ordna.

Börja med att samla alla dina papper på en plats och titta på var och en. Till och med papper som finns i kuvert ska tas ut och kontrolleras sida för sida i fall reklambroschyrer eller annat oönskat material blandas med dem.

Det kan vara bra att sortera papper i kategorier medan du skannar igenom innehållet. Detta gör att du arkiverar dem när du har gjort det snabbare och enklare. Papper kan i stort sett delas in i tre kategorier: väntande, spara eftersom du måste och spara för att du vill.

RELATERAD: Hur man eliminerar pappersrocket på bara 5 minuter om dagen

Den väntande kategorin innehåller papper som behöver någon form av åtgärder, till exempel utestående räkningar. Jag rekommenderar att du lagrar dem alla i en upprätt arkiveringsruta tills du har behandlat dem. På det sättet blir de inte blandade med papper i andra kategorier.

Låt oss sedan titta på papper som vi måste spara. Sortera dem efter kategori och arkivera dem i ett skåp eller i mappar på en hylla. Om du inte behöver behålla originalen kan du skanna dem och lagra dem elektroniskt. I det här fallet, snarare än att skanna dem när du sorterar, är det mer effektivt att lägga dem i en "att skanna-senare" -hög och göra skanningen på en gång.

Den sista kategorin är papper du vill spara av andra skäl. Dessa kan innehålla dokument som du vill ha som referens eller sådana som faktiskt väcker glädje för dig. Men eftersom rebound är ett vanligt problem när människor hänger på saker "bara för", kom ihåg att den grundläggande regeln för papper är att kasta dem alla.

I min städa lektioner, när en klient har svårt att bestämma vilka papper han ska behålla och vilka som ska kasseras avbryter jag frågor om var och en - saker som ”När behöver du det här?”, ”Hur länge har du haft det?” ”Hur ofta går du tillbaka och tittar på det?, "" Kan du hitta samma innehåll på internet? "" "Har du redan sparat det på din dator?" "" Hur mycket problem skulle det vara om du inte gjorde det har det här?, ”och "Gör det verkligen glädje?" Om du hoppas på att du bortskaffar dem alla, försök att föreställa mig att jag just har gått in på ditt kontor och meddelat att jag kommer att strimla alla dina papper. Vad skulle du göra? Vilka skulle du klättra för att spara från dokumentförstöraren?

Så länge du följer mina tre lagringsregler kommer du aldrig tillbaka till papper.

När du har sorterat dina papper och bestämt var varje kategori hör till, titta på ditt arbetsutrymme och bestäm den maximala mängd utrymme du har för att lagra dem. När du överskrider detta lagringskapacitetkommer papper att börja rinna över. Det är en signal om att du måste granska om vad som finns där. Genom att kontrollera regelbundet så här kan du hålla dina papper städade hela tiden.

RELATERAD: I sin senaste bok avslöjar Marie Kondo hur man hittar ett jobb som utlöser glädje

En bästsäljare som du hoppades kunna läsa en dag, en hur man bokar om redovisning du har köpt för att förbättra dina färdigheter, en bok som du fått från en klient... vilken typ av böcker har du i ditt arbetsutrymme?

Böcker är fyllda med värdefull kunskap som kan hjälpa oss att göra våra jobb. När de hålls på våra skrivbord eller på våra bokhyllor kan de ge oss inspiration eller en känsla av säkerhet. Att läsa dem kan öka vår motivation, och bara att visa dem kan lägga till en personlig touch i vårt utrymme. Men i verkligheten håller vi ofta böcker på jobbet av fel skäl.

En av mina kunder hade en bokhylla på sitt kontor fylld med olästa böcker. När vi räknade dem var det över 50, och mer än hälften hade sittat på hyllan i två år eller mer. ”Jag kommer att läsa så många jag kan under min nästa semester, Förklarade hon. När vi träffades igen var jag dock inte förvånad över att höra att hon hade gett upp en halvvägs igenom. De flesta böcker som hon lyckats läsa var hennes senaste inköp. "Att lämna dem olästa verkade så slöseri att jag bestämde mig för att läsa snabbt för att komma igenom dem," sa hon. ”Men jag började känna att jag bara gjorde det av pliktkänsla. Det gav mig ingen glädje. Det här verkade ännu mer slöseri, så jag bestämde mig för att släppa många av dem. ” I slutändan bestämde hon sig för att hålla bara en noggrant utvald 15 på sitt kontor.

RELATERAD: De bästa böckerna från 2020 (hittills)

När du rensar upp dina böcker börjar du med att samla alla på en plats. Du kanske tror att det skulle vara bättre att bara välja dem genom att titta på titlarna medan de fortfarande finns i din bokhylla, men snälla hoppa inte över det här steget. Böcker som har stannat för länge på hyllan har blivit en del av landskapet. Ditt sinne registrerar dem inte, inte ens när de syns direkt, och det gör det svårt att avgöra vilka som ska gnista glädje. Endast genom att ta var och en i dina händer kan du faktiskt se dem som separata enheter.

Om du har svårt att bedöma om en viss bok gnistrar glädje eller inte, försök att ställa dig själv vissa frågor. När till exempel köpte du den? Hur många gånger har du läst den? Vill du läsa det igen?

En annan fråga att ställa dig själv är vilken roll boken spelar i ditt liv. Böcker som väcker glädje är de som motiverar och ger dig energi när du läser och läser igen dem, de som gör dig lycklig bara genom att veta att de är där de som uppdaterar dig om den senaste informationen och de som hjälper dig att utföra ditt arbete bättre, som handböcker.

En sista fråga att ställa sig är om du fortfarande skulle köpa den boken nu om du såg den i en bokhandel eller om den har passerat sitt bästa i fråga om ditt intresse för den. Bara för att du betalade för dem betyder inte att du måste avsluta läsa varje bok.

Syftet med att ställa sådana frågor är inte att tvinga dig själv att tömma dina böcker. Snarare är det för att hjälpa dig att utforska din relation med var och en du har. Om böcker väcker glädje för dig, är det rätta valet att hålla så många du vill med självförtroende.

Marie Kondo är författare tillbästsäljares The Life-Changing Magic of Tidying Up ($12, amazon.com ; $16, bookshop.org) och Glädje på jobbet($10, amazon.com ; $23, bookshop.org), och är stjärnan iStäda upp med Marie Kondo  på Netflix. Scott Sonenshein är professor vid Rice University och den bästsäljande författaren till Sträcka ($23, amazon.com ; $28, bookshop.org).