Hur man kan vara produktiv: Våra bästa tips någonsin för att vara mer produktiva i livet och arbetet

Gör en måste-göra-lista, inte en att-göra-lista, med tre saker du måste göra. Var realistisk om vad du kan åstadkomma. "Att begränsa dina mål tar överväldigandet bort och håller dig fokuserad", säger Sarah Knight, författare till Få din Sh * t tillsammans.Det finns också en hemlig makt i nummer tre, säger Chris Bailey, författare till Produktivitetsprojektet: "De tre små grisarna, tre olympiska medaljer, tre delar av en berättelse - vår hjärna är kopplad att tänka i tre." När du följer igenom vad du tänkte göra kommer du att avsluta dagen med att känna dig bra och motiverad för i morgon. Och om du slutar tillräckligt tidigt kan du komma igång med morgondagens uppgifter eller spendera lite tid ute.

Frestelsen att kontrollera sociala medier kan toppa på sommaren (eller medan du arbetar på distans) när hälften av ditt kontor är på semester eller flex-timmar, och din energi (och motivation) sjunker naturligtvis, säger Bailey. "Närhelst vi studsar runt på appar släpper vår hjärna en hit av dopamin, vilket gör vår telefon mer frestande än vårt faktiska arbete", säger han. Kämpa inte mot det; istället kontrollera sociala medier med avsikt. Gör en feedsvep för att se vad som händer och sätt sedan telefonen i flygplansläge nästa timme. När du kämpar genom distraktion och får gjort uppgifter, belöna dig själv med lite tid att slappna av.

Oavsett om det innebär att ringa en motbjudande klient eller att förstå vitt skilda datapunkter, prioriterar effektiva människor deras tuffaste sysslor. Avsluta det mest utmanande och viktigaste föremålet på en att göra-lista först (en strategi som rekommenderas av Brian Tracy i sin bästsäljande bok Ät den grodan!) frigör mental energi som annars skulle ha blivit orolig för det. Och det gör att resten av dagen verkar hanterbar i jämförelse.

"Om du inte får tillräckligt med exponering för naturligt ljus kan du känna dig strålande", säger Christopher Meek, docent i arkitektur vid University of Washingtons Integrated Design Lab. ”Detta händer eftersom dina dygnsrytmer - inklusive hur din kropp reagerar på förändringarna i ljusnivå mellan dag och natt - störs. Försök att komma ut på morgonen när din kropp längtar efter ljusstyrka och stå sedan nära ett fönster några gånger om dagen när du känner att du saktar ner. Att få tillräckligt med solljus kan stimulera din interna klocka och ge dig den energi du behöver. ”

Det är naturligt att zonera ut från jobbet, men tanklös förhalning minskar produktiviteten. För att ta reda på när fördröjning inträffar rekommenderar Knight att man startar en tidsjournal. Som med en matdagbok (kommer du ihåg dem?) Skriver du ner hur du tillbringade varje minut på dagen för att se när distraktion kryper in (t.ex. undersöker du middagsrecept kl. 15.00). Ignorera det inte - planera för det. Skräddarsy ditt schema till när du är mest fokuserad (och när du inte är) genom att schemalägga fördröjningsperioder för fri sinnestid.

"Ett teknikföretag som jag arbetade med fann att dess anställda blev mer produktiva efter att handledaren började erbjuda en beröm om dagen", säger Michelle Gielan, grundare av Institute for Applied Positive Research, ett företag som arbetar med företag och skolor för att öka produktiviteten och lycka. ”Det var inte så att varje person fick en komplimang. Allt som krävs var en smickrande anmärkning totalt för att få alla, inklusive chefen, att känna sig mer positiva. Varför? Oavsett om du ler själv eller ser någon annan le, kan det glada ansiktsuttrycket få din hjärna att släppa dopamin - en kemikalie som hjälper till att kontrollera kroppens belöningscentra och i sin tur sparkar din produktivitet till hög redskap."

Människor cyklar från att vara alert till att bli trötta ungefär var 90: e minut, enligt Tony Schwartz, författare och grundare av Energiprojektet. Schwartz själv brukade sätta i maraton 10-timmarsdagar för att skriva sina böcker. Men att lära sig att hantera sin energi mer effektivt - han skriver nu i tre fokuserade 90-minutersintervall, med pauser mellan för träning och umgänge - har fördubblat hans produktivitet, säger han. Att fylla i ett manuskript som brukade ta honom ett år, men nu kan han slå ut en bok -Sättet vi arbetar på fungerar inte är hans senaste New York Times bästsäljare - på bara sex månader.

Försök att göra din favoritmorgonaktivitet - smutta på te, gå runt kvarteret - till en rensningsritual före arbetet. Att ägna några minuter åt avkoppling och centrering kan hjälpa till att radera och till och med förhindra psykisk krusning, enligt Paul Silverman, en chefcoach för Fortune 500-företag, som drar sin utbildning i Zen-buddhism för att lära kunderna hur de kan utveckla ensam uppmärksamhet: ” syftet är att fördjupa andan, göra dig energisk och hjälpa dig att komma in i ögonblicket, helt fokuserad och koncentrerad - en skicklighet många exceptionella människor ha."

Du vet att dricka vatten och träna är bra för din kropp, men de kan också öka hjärnkraften. Forskning citerad i Journal of Cerebral Blood Flow & Metabolism antyder att även mindre uttorkning kan påverka kognition, vakenhet och koncentration. Studier visar också att små träningsutbrott - exempelvis 10 till 20 minuter - kan få dig att känna dig skarpare. "En snabb promenad förbättrar minnet och ökar förmågan att generera idéer och skapa bättre anslutningar", säger Bonnie St. John, medförfattare till Micro-Resilience: Mindre förändringar för större boosts i fokus, enhet och energi.

"Om du behöver göra stora framsteg i ett projekt kan du bli frestad att arbeta med det direkt", säger Jonathan Schooler, professor vid institutionen för psykologi och hjärnvetenskap vid University of California i Santa Barbara. ”Gör det inte. Ingen kan fokusera på en enda uppgift hela tiden. Se till att du bryter upp din dag - och dina tankemönster - genom att rutinmässigt delta i en aktivitet som är repetitiv och inte intellektuellt beskattande, till exempel dammsugning eller trädgårdsarbete. När ditt sinne vandrar kan kreativiteten flöda, så att du kan syntetisera information på ett unikt sätt. När du sedan lutar dig tillbaka till ditt arbete får du nya idéer och kan få mer gjort. "

Mer än en tredjedel av amerikanerna är underskönt, enligt Centers for Disease Control. "Oavsett hur samvetsgrann du är, otillräcklig sömn minskar koncentration, fokus och energi", säger Silverman. ”Det har stor inverkan på alla aspekter av ditt liv. Om du står upp klockan 7 måste du sova klockan 11. Det är inte avancerad matematik. ” Och eftersom e-läsare och datorer stör vår förmåga att sova, rekommenderar experter att hålla fast vid pappersböcker strax före sänggåendet.

Du kanske bara inte känner för att jobba, eller så är du förbittrad över att du inte är på semester - eller någon annanstans. Det är OK, säger Sue Rasmussen, författare till Mitt skrivbord gör mig galen. Äg dessa känslor så att de inte konsumerar dig. "De flesta människor ignorerar vad de känner och tänker om de spänns ner och muskler under arbetsdagen kommer det att bli bra", säger hon. "Men om du erkänner hur du mår kommer du snabbare förbi det." St. John rekommenderar att du försöker vända dina tankar från negativa till positiva. Till exempel, om du önskar att du var någon annanstans, säg, "Jag är så glad att jag just jobbar här med det här projektet." Även om du inte menar det, säger St. John. "Genom att säga det högt flyttar det din energi, vänder en brytare i hjärnan och lurar dig att driva dina känslor i en ny riktning."

Att ha lite att se fram emot - kanske en tjejhelg eller en ledig dag för dig själv - kan öka din lycka just nu, säger Knight. "Att sätta ett mål, även om det bara är att komma till stranden på fredag, kan ge dig frid under alla veckor och dagar som leder fram till den resan", säger hon. Håll dina synpunkter inställda på det målet.

"Många människor tror inte att de har tid att passa träning i sina hektiska scheman", säger Ted Kennedy, grundaren av CEO Challenges, som anordnar sporttävlingar för VD och företagsägare, och en av grundarna av Ironman North Amerika. ”Men jag har upptäckt att det är mer disciplinerad och flitig att delta i uthållighetsaktiviteter, som en lång cykeltur eller en triathlon. Om jag går några dagar utan att göra dessa saker minskar min produktivitet. Min energi minskar, mitt fokus vacklar och jag kan inte fatta beslut lika lätt. Så jag uppmuntrar människor - även de som inte tänker på sig själva som idrottare - att engagera sig i en fysisk händelse, till exempel en walkathon eller en community 5K. När det är på ditt schema kommer du att ta dig tid att träna och inse att du kan åstadkomma mer på en dag än du trodde. ”

Vänta inte till måndag morgon för att börja tänka på ditt arbetsschema, säger Julie Morgenstern, en expert inom tidshantering och författaren till Kontrollera aldrig e-post på morgonen. Börja schemalägga två veckor innan, särskilt för veckor och dagar som leder fram till en semester, semester eller sommar. Identifiera exakt vad du kommer att kunna uppnå och när du ska ta itu med varje uppgift. Boka tidigt på veckan, när fler kollegor finns, med möten och samtal. Lämna de (ofta tysta) sista dagarna före helgen, en långhelg eller semestervecka för ensamarbete, som kostnadsrapporter. Anteckna potentiella vägspärrar så att du är klar att manövrera runt dem.

Förvisa avbrott från kollegor som dyker upp för att chatta (eller till och med personer som behöver dig av legitima skäl). Morgenstern föreslår denna utgångslinje: "Jag vill ge dig min odelade uppmärksamhet men kan inte ge dig det nu." Erbjud sedan tid och datum att träffas - i framtiden. Också effektiv, säger Shari McGuire, en tidshanteringsexpert och författaren till Ta tillbaka din tid: stå upp vid ditt skrivbord, som tyst ”kommunicerar brådskande att packa upp saker.” Men hoppa inte över lunch eller raster, säger Morgenstern: "Du kommer att sluta arbeta hårdare och längre men inte lika effektivt."

Lägg åt två 45-minuters bitar per dag för att bearbeta meddelanden. Den ständiga kontrollen av e-post och sociala medier “är produktivitets fienden”, säger Morgenstern. Det här är inte nyheter för oss, men åh, vilken svår vana att bryta.

"Jag tenderar att undvika projekt som verkar för stora, så för att vara produktiva måste jag klippa överväldigande uppgifter ned i storlek", säger Kate White, en tidigare chefredaktör för Kosmopolitisk tidningen och författaren till många böcker, inklusive Jag borde inte berätta detta för dig.”Jag gör det genom att arbeta i små steg. När jag först började skriva romaner medan jag drev en tidning sa jag till mig själv att jag bara skulle skriva i 15 minuter om dagen. Jag visste att arbeta under en kort tid var ett uppnåeligt mål och jag lyckades få tio böcker skrivna på det här sättet. ”

Börja med att skapa en tydlig uppdragsbeskrivning och tilldela inkrementella projektmål för att hålla alla på rätt spår. Människor som ägnar tid åt att fokusera på projektplaner innan projektet ens börjar, enligt Silverman, är mycket mindre benägna att gå vilse i ogräset och undrar hur man ska gå vidare - och förhalar. "Ta så mycket tid som du behöver arbeta med kollegor för att få enighet och definiera, ner till en kristallklar linje, vad du försöker åstadkomma", säger han. Att förutbestämma mätbara riktmärken hjälper också alla att hålla fokus på de delar av ett projekt de ansvarar för. Slutligen, med ett tydligt uppdragsmeddelande, vet du när ett projekt äntligen har nått sitt mål och alla kan kalla det en dag.

I linje med kaizen, den japanska principen om kontinuerlig förbättring, produktiva människor har förmåga att analysera vad som gick fel med en floppad prototyp eller i snygga samtal med en kollega. Men istället för att oändligt uppvärma problemet, lovar de helt enkelt "att engagera sig bättre som människa, eller på något sätt justera saker lite nästa gång", säger Silverman. "De har förmågan att göra stegvisa förbättringar i deras prestanda och fråga sig själva," Ok, vad kan jag lära mig av detta? Vad kan jag göra bättre? ’”

Rapportering från Louisa Kamps, Kathleen Murray Harris, Brandi Broxson och Jennie Dorris